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(A) Cet Avis
Résumé : Cet avis explique comment nous pouvons traiter vos données personnelles. Cet avis peut être modifié ou mis à jour de temps en temps, alors veuillez le vérifier régulièrement pour les mises à jour.
Cet avis est publié par URSA Benelux BV en son nom, ainsi que de ses filiales et affiliées (ensemble « URSA », « nous », « notre » et « nos ») et s’adresse aux personnes extérieures à notre organisation avec lesquelles nous interagissons, y compris les clients, les visiteurs de nos sites et autres utilisateurs de nos produits ou services (ensemble « vous »). Les termes définis utilisés dans cet avis sont expliqués dans la section (S) ci-dessous.
Aux fins du présent avis, URSA est le responsable du traitement. Les coordonnées sont fournies dans la section (R) ci-dessous.
Cet avis peut être modifié ou mis à jour de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques en matière de traitement des données personnelles ou les changements dans la législation applicable. Nous vous encourageons à lire attentivement cet avis et à vérifier régulièrement cette page pour consulter les éventuelles modifications que nous pourrions apporter conformément aux termes de cet avis.
(B) Collecte de données personnelles
Résumé : Nous pouvons collecter ou obtenir des données personnelles vous concernant : directement auprès de vous (par exemple, lorsque vous nous contactez) ; au cours de notre relation avec vous (par exemple, si vous effectuez un achat) ; lorsque vous rendez vos données personnelles publiques (par exemple, si vous publiez un message public à notre sujet sur les réseaux sociaux) ; lorsque vous visitez nos sites ; lorsque vous vous inscrivez pour utiliser l’un de nos sites, produits ou services ; ou lorsque vous interagissez avec un contenu ou une publicité de tiers sur un site. Nous pouvons également recevoir des données personnelles vous concernant de la part de tiers (par exemple, les autorités chargées de l’application de la loi).
Collecte de données personnelles : Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant à partir des sources suivantes :
Données que vous fournissez : Nous pouvons obtenir vos données personnelles lorsque vous nous les fournissez (par exemple, lorsque vous nous contactez par e-mail ou par téléphone ou par tout autre moyen ou lorsque vous nous fournissez votre carte de visite).
Données de relation : Nous pouvons collecter ou obtenir vos données personnelles au cours de notre relation ordinaire avec vous (par exemple, si vous achetez un produit ou un service auprès de nous).
Données que vous rendez publiques : Nous pouvons collecter ou obtenir vos données personnelles que vous choisissez manifestement de rendre publiques, y compris via les réseaux sociaux (par exemple, nous pouvons collecter des informations à partir de votre profil de réseau social si vous publiez un message public à notre sujet).
Données du site : Nous pouvons collecter ou obtenir vos données personnelles lorsque vous visitez l’un de nos sites ou utilisez l’une des fonctionnalités ou ressources disponibles sur ou via un site.
Détails d’inscription : Nous pouvons collecter ou obtenir vos données personnelles lorsque vous utilisez ou vous inscrivez pour utiliser l’un de nos sites, produits ou services.
Informations sur le contenu et la publicité : Si vous choisissez d’interagir avec un contenu ou une publicité de tiers sur un site, nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part du tiers concerné.
Informations de tiers : Nous pouvons collecter ou obtenir vos données personnelles auprès de tiers qui nous les fournissent (par exemple, les agences de référence de crédit ; les autorités chargées de l’application de la loi ; etc.)
(C) Création de données personnelles
Résumé : Nous pouvons également créer des données personnelles vous concernant, telles que des enregistrements de vos interactions avec nous et des détails sur votre historique d’achats.
Nous pouvons également créer des données personnelles vous concernant, telles que des enregistrements de vos interactions avec nous et des détails sur votre historique d’achats.
(D) Catégories de données personnelles que nous pouvons traiter
Résumé : Nous pouvons traiter : vos données personnelles (par exemple, votre nom) ; des données démographiques (par exemple, votre âge) ; vos coordonnées (par exemple, votre adresse) ; des enregistrements de vos consentements ; des détails sur les achats ; des détails sur les paiements (par exemple, votre adresse de facturation) ; des informations sur nos sites (par exemple, le type d’appareil que vous utilisez) ; des détails sur votre employeur (le cas échéant) ; des informations sur vos interactions avec notre contenu ou notre publicité ; et toute opinion ou point de vue que vous nous fournissez.
Nous pouvons traiter les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :
Détails personnels : prénoms ; nom préféré.
Informations démographiques : sexe ; date de naissance / âge ; nationalité ; civilité ; titre ; et préférences linguistiques.
Coordonnées : adresse de correspondance ; adresse ; numéro de téléphone ; adresse e-mail ; et détails de votre profil public sur les réseaux sociaux.
Enregistrements de consentement : enregistrements de tout consentement que vous avez donné, ainsi que la date et l’heure, le moyen de consentement et toute information connexe (par exemple, l’objet du consentement).
Détails des achats : enregistrements des achats et des prix ; nom, adresse, numéro de contact et adresse e-mail du destinataire.
Détails de paiement : enregistrements de factures ; enregistrements de paiements ; adresse de facturation ; méthode de paiement ; numéro de compte bancaire ou de carte de crédit ; nom du titulaire de la carte ou du compte ; détails de sécurité de la carte ou du compte ; date de « validité » de la carte ; et date d’expiration de la carte ; détails BACS ; détails SWIFT ; détails IBAN ; montant du paiement ; date du paiement ; et enregistrements des chèques.
Données relatives à nos sites : type d’appareil ; système d’exploitation ; type de navigateur ; paramètres du navigateur ; adresse IP ; paramètres de langue ; dates et heures de connexion à un site ; nom d’utilisateur ; mot de passe ; détails de connexion de sécurité ; données d’utilisation ; informations statistiques agrégées.
Détails de l’employeur : lorsque vous interagissez avec nous en votre qualité d’employé, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de votre employeur dans la mesure où cela est pertinent.
Données de contenu et de publicité : enregistrements de vos interactions avec notre publicité et contenu en ligne, enregistrements de la publicité et du contenu affichés sur les pages qui vous sont affichées et toute interaction que vous avez pu avoir avec ce contenu ou cette publicité (y compris les mouvements de la souris, les clics de la souris, tout formulaire que vous remplissez (y compris les formulaires incomplets non envoyés) et toute interaction avec l’écran tactile).
Opinions et points de vue : toute opinion et tout point de vue que vous choisissez de nous envoyer ou de publier publiquement à notre sujet sur les plateformes de réseaux sociaux.
(E) Base légale pour le traitement des données personnelles
Résumé : Nous pouvons traiter vos données personnelles lorsque : vous nous avez donné votre consentement exprès préalable ; le traitement est nécessaire pour un contrat entre vous et nous ; le traitement est requis par la loi applicable ; le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de toute personne ; ou lorsque nous avons un intérêt légitime valable dans le traitement.
Lors du traitement de vos données personnelles dans le cadre des finalités définies dans cet avis, nous pouvons nous appuyer sur une ou plusieurs des bases légales suivantes, selon les circonstances :
Consentement : Nous pouvons traiter vos données personnelles lorsque nous avons obtenu votre consentement exprès préalable au traitement (cette base légale n’est utilisée que pour les traitements entièrement volontaires, elle n’est pas utilisée pour les traitements nécessaires ou obligatoires de quelque manière que ce soit) ;
Nécessité contractuelle : Nous pouvons traiter vos données personnelles lorsque le traitement est nécessaire en relation avec tout contrat que vous pouvez conclure avec nous ;
Conformité avec la loi applicable : Nous pouvons traiter vos données personnelles lorsque le traitement est requis par la loi applicable ;
Intérêts vitaux : Nous pouvons traiter vos données personnelles lorsque le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de toute personne ; ou
Intérêts légitimes : Nous pouvons traiter vos données personnelles lorsque nous avons un intérêt légitime à effectuer le traitement dans le but de gérer, exploiter ou promouvoir notre entreprise et que cet intérêt légitime n’est pas annulé par vos intérêts, droits fondamentaux ou libertés.
(F) Données personnelles sensibles
Résumé : Nous ne cherchons pas à collecter ni à traiter vos données personnelles sensibles. Lorsque nous devons traiter vos données personnelles sensibles pour une raison légitime, nous le faisons conformément à la loi applicable.
Nous ne cherchons pas à collecter ni à traiter vos données personnelles sensibles dans le cours normal de notre activité. Lorsque le traitement de vos données personnelles sensibles devient nécessaire pour une raison quelconque, nous nous appuyons sur l’une des bases légales suivantes :
Conformité avec la loi applicable : Nous pouvons traiter vos données personnelles sensibles lorsque le traitement est requis ou autorisé par la loi applicable (par exemple, pour respecter nos obligations de déclaration de diversité) ;
Détection et prévention du crime : Nous pouvons traiter vos données personnelles sensibles lorsque le traitement est nécessaire pour la détection ou la prévention du crime (y compris la prévention de la fraude) ;
Établissement, exercice ou défense de droits légaux : Nous pouvons traiter vos données personnelles sensibles lorsque le traitement est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux ; ou
Consentement : Nous pouvons traiter vos données personnelles sensibles lorsque nous avons obtenu, conformément à la loi applicable, votre consentement exprès préalable avant de traiter vos données personnelles sensibles (cette base légale n’est utilisée que pour les traitements entièrement volontaires, elle n’est pas utilisée pour les traitements nécessaires ou obligatoires de quelque manière que ce soit).
(G) Finalités pour lesquelles nous pouvons traiter vos données personnelles
Résumé : Nous pouvons traiter vos données personnelles pour les finalités suivantes : fournir des produits et services ; exploiter nos sites ; communiquer avec vous ; gérer nos systèmes informatiques ; santé et sécurité ; gestion financière ; mener des enquêtes ; garantir la sécurité de nos locaux et systèmes ; mener des enquêtes lorsque nécessaire ; conformité avec la loi applicable ; et améliorer nos sites, produits et services.
Nous pouvons traiter vos données personnelles pour les finalités suivantes, sous réserve de la loi applicable :
Fourniture de produits et services : fournir nos sites, produits ou services ; vous fournir des produits et services que vous avez demandés ; vous fournir des articles promotionnels à votre demande ; et communiquer avec vous en relation avec ces produits et services.
Nos sites : exploiter et gérer nos sites ; vous fournir du contenu ; afficher des publicités et d’autres informations ; communiquer et interagir avec vous via nos sites ; et vous informer des modifications apportées à l’un de nos sites, produits ou services.
Communications : communiquer avec vous par tout moyen (y compris par e-mail, téléphone, message texte, publication sur les réseaux sociaux ou en personne) des nouvelles et autres informations susceptibles de vous intéresser, sous réserve de garantir que ces communications vous sont fournies en conformité avec la loi applicable ; maintenir et mettre à jour vos coordonnées lorsque cela est approprié ; et obtenir votre consentement préalable lorsque cela est nécessaire.
Opérations de communication et informatiques : gestion de nos systèmes de communication ; exploitation des systèmes de sécurité informatique ; et audits de sécurité informatique.
Santé et sécurité : évaluations et enregistrements de santé et de sécurité ; et conformité avec les obligations légales connexes.
Gestion financière : ventes ; finances ; audit d’entreprise ; et gestion des fournisseurs.
Enquêtes : interagir avec vous pour obtenir votre avis sur nos produits et services.
Sécurité : sécurité physique de nos locaux (y compris les enregistrements des visites à nos locaux ; et les enregistrements CCTV) ; et sécurité électronique (y compris les enregistrements de connexion et les détails d’accès).
Enquêtes : détecter, enquêter et prévenir les violations de la politique et les infractions pénales conformément à la loi applicable.
Procédures légales : établir, exercer et défendre des droits légaux.
Conformité légale : respect de nos obligations légales et réglementaires en vertu de la loi applicable.
Amélioration de nos sites, produits et services : identifier les problèmes de nos sites, produits ou services ; planifier des améliorations de nos sites, produits ou services ; et créer de nouveaux sites, produits ou services.
(H) Divulgation des données personnelles à des tiers
Résumé : Nous pouvons divulguer vos données personnelles à : des autorités légales et réglementaires ; nos conseillers externes ; nos sous-traitants ; toute partie nécessaire dans le cadre de procédures légales ; toute partie nécessaire pour enquêter, détecter ou prévenir des infractions pénales ; tout acquéreur de notre entreprise ; et tout fournisseur tiers de publicités, de plugins ou de contenu utilisé sur nos sites.
Nous pouvons divulguer vos données personnelles à d’autres entités au sein du groupe Etex pour des finalités commerciales légitimes (y compris exploiter nos sites et fournir des produits et services) conformément à la loi applicable. En outre, nous pouvons divulguer vos données personnelles à :
des autorités légales et réglementaires sur demande ou aux fins de signaler toute violation réelle ou suspectée de la loi ou de la réglementation applicable ;
des comptables, auditeurs, avocats et autres conseillers externes à Etex, sous réserve d’obligations contractuelles contraignantes de confidentialité ;
des sous-traitants tiers (tels que des prestataires de services de paiement ; des entreprises de transport ; etc.) situés partout dans le monde, sous réserve des exigences mentionnées ci-dessous dans cette section (H) ;
toute partie concernée, agence chargée de l’application de la loi ou tribunal dans la mesure nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits légaux ;
toute partie concernée aux fins de prévention, d’enquête, de détection ou de poursuite d’infractions pénales ou d’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre et la prévention des menaces pour la sécurité publique ;
tout acquéreur tiers concerné dans le cas où nous vendons ou transférons tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs (y compris en cas de réorganisation, de dissolution ou de liquidation) ; et
tout fournisseur tiers concerné lorsque nos sites utilisent des plugins ou du contenu de tiers. Si vous choisissez d’interagir avec un plugin ou un contenu publicitaire de tiers, vos données personnelles peuvent être partagées avec le fournisseur tiers concerné. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de ce tiers avant d’interagir avec sa publicité, ses plugins ou son contenu.
Si nous engageons un sous-traitant tiers pour traiter vos données personnelles, le sous-traitant sera soumis à des obligations contractuelles contraignantes pour : (i) ne traiter les données personnelles que conformément à nos instructions écrites préalables ; et (ii) utiliser des mesures pour protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles ; ainsi que toute exigence supplémentaire en vertu de la loi applicable.
(I) Transfert international de données personnelles
Résumé : Nous pouvons transférer vos données personnelles à des destinataires dans d’autres pays. Lorsque nous transférons des données personnelles depuis l’EEE ou le Royaume-Uni vers un destinataire en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni qui n’est pas dans une juridiction adéquate, nous le faisons sur la base des clauses contractuelles types.
En raison de la nature internationale de notre entreprise, il peut être nécessaire de transférer vos données personnelles au sein du groupe Etex et à des tiers, comme indiqué dans la section (H) ci-dessus en relation avec les finalités définies dans cet avis. Pour cette raison, nous pouvons transférer vos données personnelles vers d’autres pays qui peuvent avoir des lois et des exigences de conformité en matière de protection des données différentes de celles qui s’appliquent dans le pays dans lequel vous vous trouvez.
Lorsque nous transférons vos données personnelles depuis l’EEE ou le Royaume-Uni vers des destinataires situés en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni qui ne sont pas dans des juridictions adéquates, nous le faisons sur la base des clauses contractuelles types. Vous pouvez demander une copie de nos [clauses contractuelles types] en utilisant les coordonnées fournies dans la section (R) ci-dessous. Veuillez noter que lorsque vous transférez directement des données personnelles à une entité Etex établie en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni, nous ne sommes pas responsables de ce transfert de vos données personnelles. Nous traiterons néanmoins vos données personnelles à partir du moment où nous recevons ces données conformément aux dispositions de cette politique de confidentialité.
(J) Sécurité des données
Résumé : Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles. Veuillez vous assurer que toutes les données personnelles que vous nous envoyez sont envoyées en toute sécurité.
Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée, l’accès non autorisé et d’autres formes illégales ou non autorisées de traitement conformément à la loi applicable. Étant donné qu’Internet est un système ouvert, la transmission d’informations via Internet n’est pas complètement sécurisée. Bien que nous mettions en œuvre toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises à nous via Internet ; toute transmission de ce type est à vos propres risques et vous êtes responsable de vous assurer que toutes les données personnelles que vous nous envoyez sont envoyées en toute sécurité.
(K) Précision des données
Résumé : Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que vos données personnelles soient précises et à jour et qu’elles soient effacées ou rectifiées si nous prenons connaissance d’inexactitudes.
Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que :
vos données personnelles que nous traitons soient précises et, si nécessaire, mises à jour ; et
toutes vos données personnelles que nous traitons et qui sont inexactes (compte tenu des finalités pour lesquelles elles sont traitées) soient effacées ou rectifiées sans délai. De temps en temps, nous pouvons vous demander de confirmer l’exactitude de vos données personnelles.
(L) Minimisation des données
Résumé : Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour limiter le volume de vos données personnelles que nous traitons à ce qui est nécessaire.
Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que vos données personnelles que nous traitons soient limitées aux données personnelles raisonnablement nécessaires en relation avec les finalités définies dans cet avis.
(M) Conservation des données
Résumé : Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que vos données personnelles ne soient conservées que le temps nécessaire. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que vos données personnelles ne soient traitées que pour la durée minimale nécessaire aux finalités définies dans cet avis.
Les critères pour déterminer la durée pendant laquelle nous conserverons vos données personnelles sont les suivants :
nous conserverons des copies de vos données personnelles sous une forme permettant de vous identifier uniquement pendant la durée nécessaire en relation avec les finalités définies dans cet avis, sauf si la loi applicable exige une période de conservation plus longue. En particulier, nous pouvons conserver vos données personnelles pendant la durée nécessaire pour établir, exercer ou défendre tout droit légal.
(N) Vos droits légaux
Résumé : En vertu de la loi applicable, vous pouvez avoir plusieurs droits, notamment : le droit de ne pas nous fournir vos données personnelles ; le droit d’accès à vos données personnelles ; le droit de demander la rectification des inexactitudes ; le droit de demander l’effacement ou la restriction du traitement de vos données personnelles ; le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles ; le droit de faire transférer vos données personnelles à un autre responsable du traitement ; le droit de retirer votre consentement ; et le droit de déposer des plaintes auprès des autorités de protection des données. Nous pouvons exiger une preuve de votre identité avant de pouvoir donner effet à ces droits.
Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez avoir plusieurs droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles pertinentes, notamment :
le droit de ne pas nous fournir vos données personnelles (toutefois, veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tous les avantages de nos sites, produits ou services si vous ne nous fournissez pas vos données personnelles, par exemple, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter vos commandes sans les détails nécessaires) ;
le droit de demander l’accès à ou des copies de vos données personnelles pertinentes, ainsi que des informations sur la nature, le traitement et la divulgation de ces données personnelles pertinentes ;
le droit de demander la rectification de toute inexactitude dans vos données personnelles pertinentes ;
le droit de demander pour des raisons légitimes :
l’effacement de vos données personnelles pertinentes ; ou
la restriction du traitement de vos données personnelles pertinentes ;
le droit de vous opposer pour des raisons légitimes au traitement de vos données personnelles pertinentes par nous ou en notre nom ;
le droit de faire transférer certaines données personnelles pertinentes à un autre responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans la mesure applicable ;
lorsque nous traitons vos données personnelles pertinentes sur la base de votre consentement, le droit de retirer ce consentement (en notant que ce retrait n’affecte pas la légalité de tout traitement effectué avant la date à laquelle nous recevons la notification de ce retrait et n’empêche pas le traitement de vos données personnelles sur la base de toute autre base légale disponible) ; et
le droit de déposer des plaintes auprès d’une autorité de protection des données concernant le traitement de vos données personnelles pertinentes par nous ou en notre nom. Cela n’affecte pas vos droits statutaires.
Pour exercer un ou plusieurs de ces droits ou pour poser une question sur ces droits ou toute autre disposition de cet avis ou sur notre traitement de vos données personnelles, veuillez utiliser les coordonnées fournies dans la section (R) ci-dessous. Veuillez noter que :
nous pouvons exiger une preuve de votre identité avant de pouvoir donner effet à ces droits ; et
lorsque votre demande nécessite l’établissement de faits supplémentaires (par exemple, une détermination de si un traitement ne respecte pas la loi applicable), nous enquêterons sur votre demande raisonnablement rapidement avant de décider de l’action à prendre.
(O) Cookies et technologies similaires
Résumé : Nous pouvons traiter vos données personnelles en plaçant ou en lisant des cookies et des technologies similaires. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique de cookies https://cookiepedia.co.uk/giving-consent-to-cookies.
Lorsque vous visitez un site, nous pouvons placer des cookies sur votre appareil ou lire des cookies déjà présents sur votre appareil, toujours sous réserve d’obtenir votre consentement lorsque cela est requis conformément à la loi applicable. Nous utilisons des cookies pour enregistrer des informations sur votre appareil, votre navigateur et, dans certains cas, vos préférences et habitudes de navigation. Nous pouvons traiter vos données personnelles via des cookies et des technologies similaires conformément à notre politique de cookies.
(P) Conditions d’utilisation
Résumé : Nos termes et conditions régissent toute utilisation de nos sites. Toute utilisation de nos sites, produits ou services est soumise à nos termes et conditions. Nous vous recommandons de consulter régulièrement nos conditions d’utilisation pour consulter les éventuelles modifications que nous pourrions apporter de temps en temps.
(Q) Marketing direct
Résumé : Nous pouvons traiter vos données personnelles pour vous contacter avec des informations sur des produits ou services susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez vous désabonner gratuitement à tout moment. Nous pouvons traiter vos données personnelles pour vous contacter par e-mail, téléphone, courrier direct ou d’autres formats de communication pour vous fournir des informations sur des produits ou services susceptibles de vous intéresser. Si nous vous fournissons des produits ou des services, nous pouvons vous envoyer des informations sur nos produits ou services, des promotions à venir et d’autres informations susceptibles de vous intéresser en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies et toujours en conformité avec la loi applicable.
Vous pouvez vous désabonner de notre liste de diffusion promotionnelle à tout moment en :
cliquant simplement sur le lien de désabonnement inclus dans chaque e-mail promotionnel que nous envoyons. Après votre désabonnement, nous ne vous enverrons plus d’e-mails promotionnels, mais nous pourrons continuer à vous contacter dans la mesure nécessaire pour les produits ou services que vous avez demandés.
Ou vous pouvez mettre à jour vos préférences de contact à tout moment en visitant notre Préférences de contact
(R) Coordonnées
Résumé : Vous pouvez nous contacter par courrier, téléphone, e-mail ou en utilisant notre formulaire de contact en ligne. Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations concernant l’une des informations contenues dans cet avis ou toute autre question liée au traitement des données personnelles effectué par nous ou en notre nom, veuillez contacter :
Le Responsable de la protection de la vie privéeEtex Building Performance Limited c/o Etex SA/NVPassPort BuildingLuchthaven Brussel Nationaal Gebouw 1K1930 ZaventemBelgique
privacy.ursa@etexgroup.com
(S) Définitions
« Juridiction adéquate » une juridiction qui a été formellement désignée par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles.
« Cookie » signifie un petit fichier qui est placé sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web (y compris nos sites). Dans cet avis, une référence à un « cookie » inclut des technologies analogues telles que les balises Web et les GIF transparents.
« Responsable du traitement » signifie l’entité qui décide comment et pourquoi les données personnelles sont traitées. Dans de nombreuses juridictions, le responsable du traitement a la responsabilité principale de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données.
« Autorité de protection des données » signifie une autorité publique indépendante qui est légalement chargée de superviser la conformité avec les lois applicables en matière de protection des données.
« EEE » signifie l’Espace économique européen.
« Données personnelles » signifie des informations concernant toute personne physique ou à partir desquelles toute personne physique est directement ou indirectement identifiable, en particulier par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne.
« Traiter », « Traitement » ou « Traité » signifie tout ce qui est fait avec des données personnelles, qu’il s’agisse ou non de moyens automatisés, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou autre mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction.
« Sous-traitant » signifie toute personne ou entité qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement (à l’exception des employés du responsable du traitement).
« Données personnelles pertinentes » signifie des données personnelles dont nous sommes le responsable du traitement. Cela n’inclut pas expressément les données personnelles dont nous ne sommes pas le responsable du traitement.
« Données personnelles sensibles » signifie des données personnelles relatives à la race ou à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, à la santé physique ou mentale, à la vie sexuelle, à toute infraction ou sanction pénale réelle ou alléguée, au numéro d’identification national ou à toute autre information pouvant être considérée comme sensible en vertu de la loi applicable.
« Clauses contractuelles types » signifie des clauses de transfert de modèle adoptées par la Commission européenne ou adoptées par une autorité de protection des données et approuvées par la Commission européenne.
« Site » signifie tout site Web exploité ou maintenu par nous ou en notre nom.
Data protection information to our customers
We are committed to protect your personal data and comply with applicable data protection law, in particular the EU General Data Protection Directive (« GDPR ») and, and we only process your personal data on the basis of a statutory provision or if the data subject has declared consent.
In this data protection information, we explain which information (including personal data) are processed by us in connection with the business relationship between you and us.
I. Who is responsible for the processing of personal data?
The controller responsible for the processing of personal data is URSA INSULATION, SA, Paseo de Recoletos, 3, 28004 Madrid. Any reference to « we » or « us » in this data protection information is a reference to the aforementioned entity.
Our data protection coordinator may be contacted via the aforementioned means or via privacy.ursa@etexgroup.com.
II. Which data do we process?
The performance of our business relationships requires the processing of data related to our customers. If this data concern a natural person (e.g. if you are a single trader and enter into a business relationship with us), it is considered as personal data. Regardless of the legal form of our contract partners, we process data concerning the contact persons acting for a customer.
Please make this data protection information available to the persons within your organization that are involved in the business relationship with us (« contact persons« )
- Basic data: We process certain general data concerning our customers and the contact persons as well as the business relationship with us, collectively « basic data ». Basic data include a) any information provided to us in the course of establishing a business relationship or requested by us from our customers or a contact person (e.g., name, address and other contact details; and b) any information collected and processed by us in connection with the establishment of the business relationship (e.g., the details of the agreements entered into)
- Performance data: We process personal data collected in the course of the business relationship other than by merely updating basic data and that we refer to as « performance data ». Performance data include: a)Information on the performance of contractual obligations by our customers on the basis of the agreements entered into; b) Information on the performance of contractual obligations by us on the basis of the agreements entered into; c) Information provided by a customer or a contact person in the course of our business relationship, be it actively or upon our request; and d) personal data that are provided to us in the course of our business relationship by our customer, a contact person or by third parties;
- To the extent permitted by law, we can add personal data provided by third parties to the aforementioned basic and performance data. Such data may include information regarding the commercial standing / rating of our customers if necessary for the assessment of financial risks (e.g. late payments).a) Information on the performance of contractual obligations by our customers on the basis of the agreements entered into.
III. For which purposes and on which legal basis do we process your personal data?
- We process basic, performance and usage data for the performance of the contractual relationships with our customers or for pre-contractual measures on the basis of Article 6 para 1 b) GDPR. Regardless of the legal form of our customers, we process basic and performance data concerning one or more contact persons for the purpose of our justified interest in the performance of the business relationship on the basis of Article 6 para 1 f) GDPR.
- We may process basic, performance and usage data also for compliance with legal obligations to which we are subject; this processing is based on Article 6 para 1 c) GDPR. Legal obligations may in particular include the mandatory disclosure of personal data to (tax) authorities. To extent necessary, we process personal data (in addition to the processing for the purposes of the business relationship or to comply with legal obligations) for the purposes of our justified interests or the justified interests of a third party on the basis of Article 6 para 1 f) GDPR.
Justified interest may include:- group-wide processes for internal administration of customer data
- the establishment of or defence against legal claims
- the prevention and investigation of criminal offences
- maintenance of security for our information technology systems
- the maintenance of security of our premises and infrastructure
- management and further development of our business operations including risk management
If we provide to a natural person the option to declare a consent in the processing of personal data, we process the personal data covered by the consent for the purposes specified in such consent on the basis of Article 6 para 1 a) GDPR.
- Please note that the declaration of consent is voluntarily, that failure to declare consent or the withdrawal of a consent may, nevertheless, have consequences, and we will inform about such consequences before you are given the option to declare your consent consent may be withdrawn at any time with effect for the future, e.g. by providing notice to us via mail, fax, email using the contact information specified on the first page of this data protection notice.
IV. Is there an obligation to provide personal data?
The provision of the basic and performance data specified in section II above is necessary for entering into and maintaining a business relationship with us, unless specified otherwise before or at collection of the data. Without the provision of these data, were are not able to enter into and maintain a business relationship.
If we collect additional data, we will indicate if the provision of such information is based on a legal or contractual obligation or necessary for the performance of an agreement. We usually indicate which information may be provided voluntarily and is neither based on a legal or contractual obligation nor necessary for the purposes of an agreement.
V. Who has access to personal data?
Personal data are generally processed within our company. Depending on the categories of personal data, only dedicated departments / organizational units are granted access to your personal data. Such units include in particular the Sale department and – if data are processed via our IT infrastructure – also our IT department. Based on a role / rights management concept, access to personal data is limited to the functions and the extent necessary for the respective purpose of the processing.
If and to the extent permitted by law, we may transfer your personal data to recipients outside of our company. Such external recipients may include affiliated companies within the Etex group.
Service providers that – on the basis of separate agreements with us – provide certain services possibly including the processing of personal data, as well as approved subcontractors of our service providers; private or public bodies, to the extent we are obliged to transfer your personal data on the basis of a legal obligation to which we are subject.
VI. Do we use automated decision-making?
In the course of the business relationship we generally do not use automated decision-making (including profiling) within the meaning of Article 22 GDPR. If we apply such processes in the future, we will inform data subjects separately in accordance with the applicable statutory provisions.
VII. Are data transferred to countries outside the EU / the EEA?
Personal data is processed only within the European Union or the European Economic Area; we do not intend to transfer personal data to other countries (« third countries »).
VIII. How long are your data stored?
We generally store personal data as long as we have a justified interest in the retention of such data and there the interest of the data subject in refraining from the further processing do not prevail.
Even without a justified interest, we may continue to store the data if there is a legal obligation (e.g. to comply with statutory retention obligations). We delete personal data even without an action by the data subject as soon as further retention is no longer necessary for the purposes for which the data were collected or otherwise processed or if further retention is not permitted by law otherwise.
In general, basic data and the additional data collected in the course of the business relationship at least until the end of the respective business relationship. The data are deleted in any case if the purposes for the collection or processing were achieved. This point in time may be after the end of the business relationship with us. If personal data need to be stored to comply with a legal obligation, such data is retained until the end of the respective retention period. If personal data are only processed to comply with a statutory retention obligation, the access to such data is usually restricted so that the data are only accessible if needed for the purpose of the retention obligation.
IX. What are the rights of a data subjects?
A data subject may
- request access to his/her personal data, Article 15 GDPR
- request the rectification of incorrect personal data, Article 16 GDPR
- request the erasure of his/her personal data, Article 17 GDPR
- request the restriction of the processing of his/her personal data, Article 18 GDPR
- exercise the right to data portability, Article 20 GDPR
- object the processing of his/her personal data, Article 21 DSGVO
The aforementioned rights may be asserted against us, e.g. by providing notice to us via the contact details specified on the first page of this data protection information.
In case of further questions, you may also get in touch with our data protection coordinator.
In addition, the data subject is entitled to lodge a complaint regarding the handling of personal data with the competent supervisory authority, Article 77 GDPR.
Data protection information to our suppliers
We are committed to protect your personal data and comply with applicable data protection law, in particular the EU General Data Protection Directive (« GDPR« ) and, and we only process your personal data on the basis of a statutory provision or if the data subject has declared consent.
In this data protection information, we explain which information (including personal data) are processed by us in connection with the business relationship between you and us.
I. Who is responsible for the processing of personal data?
The controller responsible for the processing of personal data is URSA INSULATION, SA, Paseo de Recoletos, 3, 28004 Madrid. Any reference to « we » or « us » in this data protection information is a reference to the aforementioned entity.
Our data protection coordinator may be contacted via the aforementioned means or via privacy.ursa@etexgroup.com.
II. Which data do we process?
The performance of our business relationships requires the processing of data related to our customers. If this data concern a natural person (e.g. if you are a single trader and enter into a business relationship with us), it is considered as personal data. Regardless of the legal form of our contract partners, we process data concerning the contact persons acting for a customer.
Please make this data protection information available to the persons within your organization that are involved in the business relationship with us (« contact persons« ).
- Basic data: We process certain general data concerning our customers and the contact persons as well as the business relationship with us, collectively « basic data ».
Basic data include:- any information provided to us in the course of establishing a business relationship or requested by us from our customers or a contact person (e.g., name, address and other contact details; and
- any information collected and processed by us in connection with the establishment of the business relationship (e.g., the details of the agreements entered into)
- Performance data: We process personal data collected in the course of the business relationship other than by merely updating basic data and that we refer to as « performance data ».
Performance data include:- Information on the performance of contractual obligations by our customers on the basis of the agreements entered into
- Information on the performance of contractual obligations by us on the basis of the agreements entered into
- Information provided by a customer or a contact person in the course of our business relationship, be it actively or upon our request; and
- personal data that are provided to us in the course of our business relationship by our customer, a contact person or by third parties
- To the extent permitted by law, we can add personal data provided by third parties to the aforementioned basic and performance data. Such data may include information regarding the commercial standing / rating of our customers if necessary for the assessment of financial risks (e.g. late payments). a) Information on the performance of contractual obligations by our customers on the basis of the agreements entered into.
III. For which purposes and on which legal basis do we process your personal data?
- We process basic, performance and usage data for the performance of the contractual relationships with our customers or for pre-contractual measures on the basis of Article 6 para 1 b) GDPR. Regardless of the legal form of our customers, we process basic and performance data concerning one or more contact persons for the purpose of our justified interest in the performance of the business relationship on the basis of Article 6 para 1 f) GDPR.
- We may process basic, performance and usage data also for compliance with legal obligations to which we are subject; this processing is based on Article 6 para 1 c) GDPR. Legal obligations may in particular include the mandatory disclosure of personal data to (tax) authorities.
- To extent necessary, we process personal data (in addition to the processing for the purposes of the business relationship or to comply with legal obligations) for the purposes of our justified interests or the justified interests of a third party on the basis of Article 6 para 1 f) GDPR.
Justified interest may include:- group-wide processes for internal administration of customer data
- the establishment of or defence against legal claims
- the prevention and investigation of criminal offences
- maintenance of security for our information technology systems
- the maintenance of security of our premises and infrastructure
- management and further development of our business operations including risk management
- If we provide to a natural person the option to declare a consent in the processing of personal data, we process the personal data covered by the consent for the purposes specified in such consent on the basis of Article 6 para 1 a) GDPR.
Please note that the declaration of consent is voluntarily, that failure to declare consent or the withdrawal of a consent may, nevertheless, have consequences, and we will inform about such consequences before you are given the option to declare your consent consent may be withdrawn at any time with effect for the future, e.g. by providing notice to us via mail, fax, email using the contact information specified on the first page of this data protection notice.
IV. Is there an obligation to provide personal data?
The provision of the basic and performance data specified in section II above is necessary for entering into and maintaining a business relationship with us, unless specified otherwise before or at collection of the data. Without the provision of these data, were are not able to enter into and maintain a business relationship.
If we collect additional data, we will indicate if the provision of such information is based on a legal or contractual obligation or necessary for the performance of an agreement. We usually indicate which information may be provided voluntarily and is neither based on a legal or contractual obligation nor necessary for the purposes of an agreement.
V. Who has access to personal data?
Personal data are generally processed within our company. Depending on the categories of personal data, only dedicated departments / organizational units are granted access to your personal data. Such units include in particular the Sale department and – if data are processed via our IT infrastructure – also our IT department. Based on a role / rights management concept, access to personal data is limited to the functions and the extent necessary for the respective purpose of the processing.
If and to the extent permitted by law, we may transfer your personal data to recipients outside of our company. Such external recipients may include affiliated companies within the Etex group.
service providers that – on the basis of separate agreements with us – provide certain services possibly including the processing of personal data, as well as approved subcontractors of our service providers; private or public bodies, to the extent we are obliged to transfer your personal data on the basis of a legal obligation to which we are subject.
VI. Do we use automated decision-making?
In the course of the business relationship we generally do not use automated decision-making (including profiling) within the meaning of Article 22 GDPR. If we apply such processes in the future, we will inform data subjects separately in accordance with the applicable statutory provisions.
VII. Are data transferred to countries outside the EU / the EEA?
Personal data is processed only within the European Union or the European Economic Area; we do not intend to transfer personal data to other countries (« third countries »).
VIII. How long are your data stored?
We generally store personal data as long as we have a justified interest in the retention of such data and there the interest of the data subject in refraining from the further processing do not prevail.
Even without a justified interest, we may continue to store the data if there is a legal obligation (e.g. to comply with statutory retention obligations). We delete personal data even without an action by the data subject as soon as further retention is no longer necessary for the purposes for which the data were collected or otherwise processed or if further retention is not permitted by law otherwise.
In general, basic data and the additional data collected in the course of the business relationship at least until the end of the respective business relationship. The data are deleted in any case if the purposes for the collection or processing were achieved. This point in time may be after the end of the business relationship with us. If personal data need to be stored to comply with a legal obligation, such data is retained until the end of the respective retention period. If personal data are only processed to comply with a statutory retention obligation, the access to such data is usually restricted so that the data are only accessible if needed for the purpose of the retention obligation.
IX. What are the rights of a data subjects?
A data subject may
- request access to his/her personal data, Article 15 GDPR
- request the rectification of incorrect personal data, Article 16 GDPR
- request the erasure of his/her personal data, Article 17 GDPR
- request the restriction of the processing of his/her personal data, Article 18 GDPR;
exercise the right to data portability, Article 20 GDPR - object the processing of his/her personal data, Article 21 DSGVO.
The aforementioned rights may be asserted against us, e.g. by providing notice to us via the contact details specified on the first page of this data protection information.
In case of further questions, you may also get in touch with our data protection coordinator.
In addition, the data subject is entitled to lodge a complaint regarding the handling of personal data with the competent supervisory authority, Article 77 GDPR.
Data protection information to our employees
Processing of employee data
We are committed to protect your personal data and comply with applicable data protection law, in particular the EU General Data Protection Regulation (« GDPR ») and we only process your personal data on the basis of a statutory provision, your employment contract, or our legitimate interests, or if you have declared your consent.
In this data protection notice, we explain which information (including personal data) are processed by us in connection with your employment relationship.
I. Who is responsible for the processing of personal data?
The controller responsible for the processing of your personal data is URSA Insulation, S.A., Paseo de Recoletos, 3, 28004 Madrid, Spain, as your employer. Therefore, any reference to « we » or « us » in this data protection information is a reference to the aforementioned entity.
Our data protection coordinator may be contacted via the aforementioned means or via privacy.ursa@etexgroup.com.
II. Which data do we process?
The performance of your employment relationship requires the processing of personal data:
- Basic data: We process certain general data in relation to your person and your employment relationship with us, collectively « basic data ».
Basic data include:- any information provided by you in the course of the recruitment process or that we requested from you (e.g., gender treatment, name, surname, address, telephone number, email address, date of birth, marital status, nationality, national identity card/ passport number, tax identification number, social security number, and information on your education and previous employment; and
- any information stored in connection with our hiring decision (in particular the details of your employment agreement and information on your position and seniority within our organization).
- Performance data: We process personal data collected in the course of your employment other than by merely updating your basic data and that we refer to as « performance data ».
Performance data include:- Information on the performance of your employee tasks, such as your work / absence times, skills, and the assessment of your performance, if applicable
- Information on our performance of the employment relationship, such as our payments to you or other benefits or compensation, banking data, contribution bases, or taxes or contributions paid or payable on your behalf
- Personal data provided to us in the course of your employment, either by you actively or upon our request, or by third parties (in particular public bodies such as social insurance bodies or (tax) authorities). This may include information on sick leave, pregnancy, the birth of a child, maternity leave, disabilities, a marriage or comparable changes of marital status.
- Usage data: We process personal data collected in the course of your employment due to your use of our company infrastructure.
Usage data include:- Information regarding your use of our information technology infrastructure (such as your business email account, internet access, landline and mobile services –data and voice-, or other applications, programs or devices provided to you); and
- Information on your use of other company infrastructure such as infrastructure collecting user data when accessed by an employee, like connected machines or time management applications.
- The aforementioned categories of data may include special categories of personal data in the sense of Article 9.1 GDPR, in particular
- Health data (e.g., the information on your inability to work due to illness, or whenever there is a claim under the insurance policies contracted to insure the employees
- Trade union membership data (only whenever this information is provided by you); and
- Biometric data –photographs- (only whenever they are provided by you).
III. For which purposes and on which legal basis do we process your personal data?
- We process basic, performance and usage data for the performance of your employment relationship with us on the basis of Article 6.1(b) GDPR.
- We may process basic, performance and usage data also for compliance with legal obligations to which we are subject; this processing is based on Article 6.1(c) GDPR. Legal obligations may in particular include the mandatory disclosure of personal data to social insurance bodies and (tax) authorities, together with general retention mandatory provisions.
- To the extent necessary, we process personal data (in addition to the processing for the purposes of the employment relationship or to comply with legal obligations) for the purposes of our justified interests or the justified interests of a third party on the basis of Article 6.1(f) GDPR.
Justified interest may include:- group-wide processes for internal administration of employee data
- the establishment of or defence against legal claims
- the prevention and investigation of criminal offences
- maintenance of security for our information technology systems
- the maintenance of security of our premises and infrastructure
- management and further development of our business operations including risk management
- costs and headcount control within the Human Resources Department
- filling of vacancies, promotion of employees or management of geographical and functional mobility
- to obtain subsidies and subsidized financing of the available Public Aid Lines; and
- recruitment and career development processes.
- If the categories of data specified in section II above contain special categories of personal data (e.g. health data, trade union membership, biometric data), we process these data either for carrying out the obligations in the field of employment and social security and social protection law on the basis of Article 9.2(b) GDPR; on the basis of your making the data manifestly public according to Article 9.2.(e) GDPR; or for the establishment, exercise or defense of legal claims on the basis of Article 9.2(f) GDPR.
- If we provide – during the recruitment process or in the course of the employment – the option to declare a consent in the processing of personal data, we process the personal data covered by your consent for the purposes specified in such consent on the basis of Article 6.1(a) GDPR. If the consent refers to special categories of personal data (such as health data), the processing is based on Article 9.2(a) GDPR.
Please note that the declaration of your consent is always voluntarily, and neither the declaration of consent nor a later withdrawal of consent has negative consequences for the performance of your employment relationship; that failure to declare consent or the withdrawal of a consent may, nevertheless, have consequences, and we will inform you about such consequences before you are given the option to declare your consent; you may withdraw your consent at any time with effect for the future, e.g. by providing notice to us via mail, email using the contact information specified on the first page of this data protection notice.
IV. Are you obliged to provide data?
The provision of the basic, performance and usage data specified in section II above is necessary for entering into and maintaining an employment relationship with us, unless specified otherwise before or at collection of the data. Without the provision of these data, were are not able to enter into and maintain an employment relationship with you.
If we collect additional data from you, we will inform you if the provision of such information is based on a legal or contractual obligation or necessary for the performance of an agreement (in particular your employment agreement). We usually indicate which information may be provided voluntarily and is neither based on a legal or contractual obligation nor necessary for the purposes of an agreement.
V. Who obtains or has access to your data?
Your personal data are generally processed within our company. Depending on the categories of personal data, only dedicated departments / organizational units are granted access to your personal data. Such units include in particular the HR department, your managers, the Legal department in case of establishment of or defence against legal claims, and – if data are processed via our IT infrastructure – also our IT department. Based on a role / rights management concept, access to personal data is limited to the functions and the extent necessary for the respective purpose of the processing.
If and to the extent permitted by law, we may transfer your personal data to recipients outside of our company. Such external recipients may include affiliated companies within the Etex group, to which we may transfer personal data for internal administration of employee data; service providers that – on the basis of separate agreements with us – provide certain services possibly including the processing of personal data, as well as approved subcontractors of our service providers; private or public bodies, to the extent we are obliged to transfer your personal data on the basis of a legal obligation to which we are subject; and business partners, to the extent the transfer of personal data (e.g. your business contact details) is necessary for the performance of your employment relationship with us.
VI. Do we use automated decision-making?
In the course of the recruitment process and the employment relationship we do not use automated decision-making (including profiling) within the meaning of Article 22 GDPR. If we apply such processes in the future, we will inform you separately in accordance with the applicable statutory provisions.
VII. Are data transferred to countries outside the EU / the EEA?
Generally your personal data are processed only within the European Union or the European Economic Area; we do not intend to transfer your personal data to other countries (« third countries ») except for testing of applications and maintenance of the servers of the external service provider dealing with your payroll.
In those exceptional cases where we transfer your personal data also to « third countries », those countries do not necessarily ensure an adequate level of data protection comparable to the level in the European Union.
Prior to such third country transfer, we apply appropriate safeguards to ensure the necessary level of data protection at the recipient or in the recipient’s country. Appropriate safeguards may, in particular, consist in an adequacy decision in which the European Commission has decided that the country ensures an adequate level of protection. Alternatively, we may transfer personal data on the basis of the EU Model Clauses or – in case of recipients in the U.S – its adherence to the « EU US Privacy Shield » principles.
We provide additional information on the appropriate or suitable safeguards upon request; our contact information can be found on the first page of this data protection notice. Information on the participants in the EU US Privacy Shield can also be found here www.privacyshield.gov/list.
VIII. How long are your data stored?
We generally store your personal data as long as we have a justified interest in the retention of such data and there your interests in refraining from the further processing do not prevail.
Even without a justified interest, we may continue to store the data if there is a legal obligation (e.g. to comply with statutory retention obligations). We delete your personal data even without an action from your side as soon as further retention is no longer necessary for the purposes for which the data were collected or otherwise processed or if further retention is not permitted by law otherwise.
In general, your basic data and the additional data collected in the course of your employment are retained at least until the end of your employment. The data are deleted in any case if the purposes for the collection or processing were achieved. This point in time may be after the end of your employment relationship with us. If personal data need to be stored to comply with a legal obligation, such data is retained until the end of the respective retention period. If personal data are only processed to comply with a statutory retention obligation, the access to such data is usually restricted so that the data are only accessible if needed for the purpose of the retention obligation.
IX. What are your rights as a data subject?
As a data subject, you may
- request access to your personal data, Article 15 GDPR
- request the rectification of incorrect personal data, Article 16 GDPR
- request the erasure of your personal data, Article 17 GDPR
- request the restriction of the processing of your personal data, Article 18 GDPR
- exercise your right to data portability, Article 20 GDPR
- object the processing of your personal data, Article 21 DSGVO.
The aforementioned rights may be asserted against us, e.g. by providing notice to us via the contact details specified on the first page of this data protection notice.
In case of further questions, you may also get in touch with our data protection coordinator.
In addition, you are entitled to lodge a complaint regarding the handling of your personal data with the competent supervisory authority, Article 77 GDPR.
Data protection information to our business partners
Processing of business partner data
We are committed to protect your personal data and comply with applicable data protection law, in particular the EU General Data Protection Directive (« GDPR »), and we only process your personal data on the basis of a statutory provision or if the data subject has declared consent.
In this data protection information we inform you which information we process from our business partners. For the purpose of this data protection information business partners are to be those companies, function of persons, with which we do not have a contractual relationship regarding the delivery of our goods or the rendering of services, but with which we conduct nevertheless business contacts and relationships. These business contacts may be used for providing information about goods and services in single cases or also regularly. Business partners are for us i.e. official or private house builder, project developer, investors, architects, construction engineers, craftsmen and authorizes experts, who are involved in building projects or other projects, for which our products and services may be relevant (“projects”).
I.- Who is responsible for the processing of personal data?
The controller responsible for the processing of personal data is URSA INSULATION, SA, Paseo de Recoletos, 3, 28004 Madrid. Any reference to « we » or « us » in this data protection information is a reference to the aforementioned entity.
Our data protection coordinator may be contacted via the aforementioned means or via privacy.ursa@etexgroup.com.
II.- Which data do we process?
For the purposes of our business – namely for information about our products and services – we process data of our business partners. Insofar as these data allow conclusions to be drawn about a natural person (for example, if we process information about sole traders as business partners), these are personal data. Regardless of the legal form of our business partners, we also process data on the contact persons at our business partners.
Please make this data protection information available to the persons within your organization that are involved in the business relationship with us (« contact persons »)
Basic data: We process certain general data concerning our business partners and the contact persons as well as the business relationship with us, collectively « basic data ». Basic data include:
- all information about our business partner, which we ourselves or third parties can extract from publicly available sources about our business partner (such as name, address, other contact details and information about projects involving the respective business partner)
- the information provided to us by you or third parties working with you, if any, through a contact person (such as the details given on a business card given to us and the information provided to us in addition, such as a telephone call or telephone call) Meeting); as
- any information collected and processed by us in connection with the establishment of the business relationship (e.g., the details of the agreements entered into)
Performance data: We process personal data collected in the course of the business relationship other than by merely updating basic data and that we refer to as « performance data ». Performance data include:
- information about the activities of our business partner (e.g. projects under involvement of our business partner), which we may extract ourselves or through third parties from publicly available sources
- information about the activity of our business partner, communicated to us by them or by third parties who work with them, possibly through a contact person
- Information about the projects planned or carried out with the participation of the respective business partner with regard to our products and services or the products and services of third parties.
III.- For which purposes and on which legal basis do we process your personal data?
We process basic, performance and usage data for the performance of the contractual relationships with our customers or for pre-contractual measures on the basis of Article 6 para 1 b) GDPR. Regardless of the legal form of our customers, we process basic and performance data concerning one or more contact persons for the purpose of our legitimate interest in the performance of the business relationship on the basis of Article 6 para 1 f) GDPR.
We may process basic, performance and usage data also for compliance with legal obligations to which we are subject; this processing is based on Article 6 para 1 c) GDPR. Legal obligations may in particular include the mandatory disclosure of personal data to (tax) authorities.
To extent necessary, we process personal data (in addition to the processing for the purposes of the business relationship or to comply with legal obligations) for the purposes of our legitimate interests or the legitimate interests of a third party on the basis of Article 6 para 1 f) GDPR. Legitimate interest may include group-wide processes for internal administration of customer data the establishment of or defense against legal claims the prevention and investigation of criminal offences maintenance of security for our information technology systems the maintenance of security of our premises and infrastructure management and further development of our business operations including risk management
If we provide to a natural person the option to declare a consent in the processing of personal data, we process the personal data covered by the consent for the purposes specified in such consent on the basis of Article 6 para 1 a) GDPR.
Please note that the declaration of consent is voluntarily, that failure to declare consent or the withdrawal of a consent may, nevertheless, have consequences, and we will inform about such consequences before you are given the option to declare your consent consent may be withdrawn at any time with effect for the future, e.g. by providing notice to us via mail, fax, email using the contact information specified on the first page of this data protection notice.
IV.- Is there an obligation to provide personal data?
The provision of the basic and performance data specified in section II above is necessary for entering into and maintaining a business relationship with us, unless specified otherwise before or at collection of the data. Without the provision of these data, were are not able to enter into and maintain a business relationship.
Please also note our advice on the right to object to the processing of personal data in order to safeguard legitimate interests in para. IX.
If we collect additional data, we will indicate if the provision of such information is based on a legal or contractual obligation or necessary for the performance of an agreement. We usually indicate which information may be provided voluntarily and is neither based on a legal or contractual obligation nor necessary for the purposes of an agreement.
V.- Who has access to personal data?
Personal data are generally processed within our company. Depending on the categories of personal data, only dedicated departments / organizational units are granted access to your personal data. Such units include in particular the [#Sale department#] and – if data are processed via our IT infrastructure – also our IT department. Based on a role / rights management concept, access to personal data is limited to the functions and the extent necessary for the respective purpose of the processing.
If and to the extent permitted by law, we may transfer your personal data to recipients outside of our company. Such external recipients may include affiliated companies within the Etex group, to which we may transfer personal data for the purpose of internal administration of employee data; other business partners to whom we may transfer personal information in order to safeguard the legitimate interests of the business partner to whom the data transmitted relates; service providers that – on the basis of separate agreements with us – provide certain services possibly including the processing of personal data, as well as approved subcontractors of our service providers; private or public bodies, to the extent we are obliged to transfer your personal data on the basis of a legal obligation to which we are subject.
VII.- Do we use automated decision-making?
In the course of the business relationship we generally do not use automated decision-making (including profiling) within the meaning of Article 22 GDPR. If we apply such processes in the future, we will inform data subjects separately in accordance with the applicable statutory provisions.
VIII.- Are data transferred to countries outside the EU / the EEA?
Personal data are processed only within the European Union or the European Economic Area; we do not intend to transfer personal data to other countries (« third countries »).
IX.- How long are your data stored?
We generally store personal data as long as we have a justified interest in the retention of such data and there the interest of the data subject in refraining from the further processing do not prevail.
Even without a justified interest, we may continue to store the data if there is a legal obligation (e.g. to comply with statutory retention obligations). We delete personal data even without an action by the data subject as soon as further retention is no longer necessary for the purposes for which the data were collected or otherwise processed or if further retention is not permitted by law otherwise.
In general, basic data and the additional data collected in the course of the business relationship at least until the end of the respective business relationship. The data are deleted in any case if the purposes for the collection or processing were achieved. This point in time may be after the end of the business relationship with us. If personal data need to be stored to comply with a legal obligation, such data is retained until the end of the respective retention period. If personal data are only processed to comply with a statutory retention obligation, the access to such data is usually restricted so that the data are only accessible if needed for the purpose of the retention obligation.
X.- What rights does an data subject have?
Right of objection according to Art. 21 GDPR
An data subject has the right, at any time for reasons arising from your particular situation, to object to the processing of his/ her personal data relating pursuant to Article 6 (1) (e) or (f) GDPR; this also applies to a profiling based on these provisions. In the event of such objection, we will no longer process the personal data concerning that person, unless we can demonstrate compelling legitimate reasons for processing that outweigh the interests, rights and freedoms of the data subject, or the processing is for assertion, exercise or defense of legal claims.
When we process personal data to operate direct marketing, you have the right to object at any time to the processing of your personal data for the purposes of such advertising; this also applies to a profiling insofar as it is associated with such direct mail. If you object to processing for direct marketing purposes, your personal data will no longer be processed for these purposes.
A data subject may
- request access to his/her personal data, Article 15 GDPR
- request the rectification of incorrect personal data, Article 16 GDPR
- request the erasure of his/her personal data, Article 17 GDPR
- request the restriction of the processing of his/her personal data, Article 18 GDPR
- exercise the right to data portability, Article 20 GDPR
- object the processing of his/her personal data, Article 21 DSGVO.
The aforementioned rights may be asserted against us, e.g. by providing notice to us via the contact details specified on the first page of this data protection information.
In case of further questions, the data subject may also approach our data protection officer.
In addition, the data subject is entitled to lodge a complaint regarding the handling of personal data with the competent supervisory authority, Article 77 GDPR.
Data protection information marketing
We are committed to protect your personal data and comply with applicable data protection law, in particular the EU General Data Protection Directive (« GDPR ») and, and we only process your personal data on the basis of a statutory provision or if the data subject has declared consent.
In this data protection information, we provide you with the mandatory information on the processing of your personal data. In relation to this processing, we comply with applicable data protection law, in particular the EU General Data Protection Regulation (« GDPR« ).
I. Who is responsible for the processing of personal data?
The controller responsible for the processing of personal data is URSA INSULATION, SA, Paseo de Recoletos, 3, 28004 Madrid. Any reference to « we » or « us » in this data protection information is a reference to the aforementioned entity.
Our data protection coordinator may be contacted via the aforementioned means or via privacy.ursa@etexgroup.com.
II. Which data do we process? For which purposes and on which legal basis do we process your personal data?
We would like to inform you about products, services, offers and promotions. For this purpose, we offer you the opportunity to choose between different contact channels when you give your consent.
Depending on your choice of one or more contact channels, we will process the necessary data as provided by you in the contact form, at least your surname and first name and the details of the contact channel (post, e-mail, telephone, SMS) selected by you.
We process this personal data on the basis of your consent and according to Article 6 (1) a) DSGVO
III. Is there an obligation to provide personal data? Can I withdraw my consent?
You give your consent and choose your contact channel on a purely voluntary basis. You are therefore not obliged to provide personal data. In order that we can send you the information via the desired contact channel, we require the data marked as mandatory fields in the contact form.
You can revoke your consent at any time without giving reasons with effect for the future by simply contacting us. You will also find a link to unsubscribe in each e-mail.
IV. Who has access to personal data?
We will never sell your email address of other contact data to third parties. The data will only be transferred if this is necessary to send you our information. In this context, we can also commission external service providers and other group companys, taking into account the applicable statutory regulations.
We will only share your information with the following categories of recipients to prepare and send our information to you:
- Service providers within our group of companies (e.g. to provide statistical analysis and technical maintenance for our systems).
- External service providers who provide services on our behalf and on a separate contractual basis, such as collecting your data, hosting our websites, maintaining our call center, sending e-mails or written information or providing personal advice.
In addition, we may transfer data to other recipients (e.g. public authorities) to the extent we are obliged to transfer your personal data on the basis of a legal obligation to which we are subject
V. Do we use automated decision-making?
In the course of our direct marketing activities we generally do not use automated decision-making (including profiling) within the meaning of Article 22 GDPR. If we apply such processes in the future, we will inform data subjects separately in accordance with the applicable statutory provisions.
VI. Are data transferred to countries outside the EU / the EEA?
Personal data is processed only within the European Union or the European Economic Area; we do not intend to transfer personal data to other countries.
VII. How long are your data stored?
- We generally store personal data as long as we have a justified interest in the retention of such data and there the interest of the data subject in refraining from the further processing do not prevail. Even without a justified interest, we may continue to store the data if there is a legal obligation (e.g. to comply with statutory retention obligations). We delete personal data even without an action by the data subject as soon as further retention is no longer necessary for the purposes for which the data were collected or otherwise processed or if further retention is not permitted by law otherwise.
- As far as the aforementioned processing is concerned, we will store your personal data as long as you have not withdrawn your consent or indicated otherwise that you do not want to be provided with further information from us. Also in this case, we store your contact data in order to ensure that you are not contacted following your withdrawal or objection (so called blacklist).
- If personal data need to be stored to comply with a legal obligation, such data is retained until the end of the respective retention period. If personal data are only processed to comply with a statutory retention obligation, the access to such data is usually restricted so that the data are only accessible if needed for the purpose of the retention obligation.
VIII. What are your rights as a data subject?
As a data subject you may
- request access to your personal data, Article 15 GDPR
- request the rectification of incorrect personal data, Article 16 GDPR
- request the erasure of your personal data, Article 17 GDPR
- request the restriction of the processing of your personal data, Article 18 GDPR
- exercise the right to data portability, Article 20 GDPR
- object the processing of your personal data, Article 21 DSGVO.
The aforementioned rights may be asserted against us, e.g. by providing notice to us via the contact details specified on the first page of this data protection information.
In case of further questions, you may also get in touch with our data protection coordinator by sending an e-mail to: privacy.ursa@etexgroup.com.
In addition, the data subject is entitled to lodge a complaint regarding the handling of personal data with the competent supervisory authority, Article 77 GDPR.